新しく職場に加わる人や、
部署へ異動してきた上司などを
お迎えする「歓迎会」は、
職場の雰囲気を良くする
とても大切なイベントです。
そのなかでも「本人宛」に送る案内メールは、
普通の参加者向けとはちょっと違う気配り
が必要になります。
この記事では、
2025年の最新マナーをふまえて、
新入社員や上司など、
主賓本人に向けた歓迎会の案内メールを
どう書くべきか、ポイントと例文を
セットでご紹介していきます。
歓迎会の幹事を初めて任された方も、
これから企画する予定の方も、
安心して書けるよう、
丁寧に解説しますね。
本人宛メールを書くときの基本ポイント
他の参加者と文面を完全に同じにしないこと。
「主役に向けたお知らせ」には、
少しの気遣いや工夫が伝わり方に
大きく影響します。
✔ 日時の調整はメール前に済ませる
本人が来られない日では意味がありません。
事前にスケジュールを確認し、
案内は“決定連絡”として出しましょう。
✔ 名前は正確に
漢字・敬称の誤りは大きなNG。
変換ミスにも注意が必要です。
✔ 会費は「ご招待」と明記
主賓から会費を取ることは基本的にありません。
あらかじめ「ご招待」と書いておきましょう。
✔ 情報は簡潔にまとめる
本文は短く、
日時や場所などは箇条書きにすると読みやすいです。
新入社員に送る案内メールのコツ
入社したばかりの新入社員には、
少し緊張している人も多いかもしれません。
だからこそ、案内文では
あたたかさとわかりやすさが大切です。
✉ 新入社員向けメール例文
〇〇さん
毎日お仕事おつかれさまです。
職場にはもう少しずつ慣れてきましたか？
このたび、〇〇さんをお迎えしての歓迎会を
下記の通り開催いたします。
お忙しいかとは思いますが、
ぜひご出席いただけますと幸いです。
───
【日時】4月15日（火）19時〜
【場所】個室居酒屋〇〇（駅A1出口 徒歩2分）
【会費】ご招待
【幹事連絡先】山田（内線1234／チャット可）
───
会場の地図は別途添付いたします。
どうぞよろしくお願いいたします。
形式的すぎない言葉で
新入社員がリラックスして
読みやすいように心がけましょう。
異動してきた上司に送るときの配慮
上司への案内は、丁寧さを意識しつつも
「硬すぎない文面」もポイントです。
先に口頭で日程を伝えている場合は、
「ご案内のみとなります」と添えるのも◎。
✉ 上司宛メール例文
〇〇部長
お疲れさまです。〇〇です。
メールにて失礼いたします。
先日ご案内させていただいた通り、
下記の通り歓迎会を開催いたします。
ご多忙かと存じますが、
どうぞよろしくお願いいたします。
───
【日時】4月15日（火）19時〜
【場所】○○店（駅徒歩2分）
【会費】ご招待
【幹事連絡先】〇〇（内線1234）
───
地図や詳細は別途お送りします。
よろしくお願いいたします。
上司への文章は「簡潔＋礼儀＋明るさ」で、
形式ばかりにならない工夫も大切です。
案内メール作成時の注意点と最新マナー
歓迎会の案内メールを本人に送るときは、
細かなマナーや配慮
も忘れずに押さえておきましょう。
✔ 件名は短く、目立たせる
「歓迎会」や「ご案内」のワード、
開催日を件名に入れるとわかりやすいです。
✔ 情報は箇条書きがベスト
日時・場所・会費などは文章の中ではなく
見やすく箇条書きにまとめましょう。
✔ アクセス情報を忘れずに
新入社員や異動の方は土地勘がないことも。
地図やURLを添付すると親切です。
✔ 出欠確認は基本不要
本人にはすでに日時を確認済みの前提で。
一言だけ「ご都合が悪ければご一報ください」と添えると丁寧です。
返信やお願いごとの書き方
メールを送ったあとに返信が必要な場合と、
返信不要で済む場合とがあります。
返信が不要な場合
すでに出欠の確認が済んでいれば、
メール内でその旨を伝えておくと親切です。
一言お願いごとがある場合
「乾杯のご挨拶をお願いしたい」など、
ちょっとしたお願いごとがある場合は、
文末にさりげなく書き添えましょう。
新入社員・上司以外の主賓パターン
歓迎会の主賓は必ずしも新入社員や上司とは限りません。
中途採用の社員や、別部署から異動してきた先輩など、
さまざまなケースに応じて表現を調整しましょう。
✉ 中途採用社員向けの文例
〇〇さん
このたびは当社にご入社いただき、
誠にありがとうございます。
ささやかではございますが、
〇〇さんの歓迎会を下記の通り開催いたします。
ぜひご出席いただけますと幸いです。
───
【日時】5月10日（金）18時半〜
【場所】△△ダイニング（駅近）
【会費】ご招待
【幹事連絡先】総務部・中野（内線5678）
───
どうぞよろしくお願いいたします。
よくあるQ＆A
Q. 本人宛メールでNGな表現は？
よくあるのが
名前の誤記や会費の記載ミス。
また、説明が長すぎたり、
「返信ください」としつこく迫る表現も
避けるのが無難です。
Q. 本人以外と同じ案内メールを送ってもいい？
全体メールと兼ねることもありますが、
主賓宛てには「ご招待」の一言を加える
と、丁寧な印象になります。
まとめ
歓迎会の案内メールを主賓本人に送るときは、
事前のスケジュール調整や、
名前・会費の表記など
細かな気配りがとても大切です。
その人に合わせた文面で、
歓迎の気持ちをストレートに伝えることで、
場の雰囲気もぐっと良くなります。
本記事のポイントと例文を参考にしながら、
あなたらしい温かい案内メールを
作ってみてくださいね。
