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主賓本人に送る歓迎会メールの正しい書き方と文例【新入社員・上司】

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新しく職場に加わる人や、
部署へ異動してきた上司などを
お迎えする「歓迎会」は、
職場の雰囲気を良くする
とても大切なイベントです。

そのなかでも「本人宛」に送る案内メールは、
普通の参加者向けとはちょっと違う気配り
が必要になります。

この記事では、
2025年の最新マナーをふまえて、
新入社員や上司など、

主賓本人に向けた歓迎会の案内メール
どう書くべきか、ポイントと例文を
セットでご紹介していきます。

歓迎会の幹事を初めて任された方も、
これから企画する予定の方も、
安心して書けるよう、
丁寧に解説しますね。

 

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本人宛メールを書くときの基本ポイント

まず押さえておきたいのは、
他の参加者と文面を完全に同じにしないこと。

「主役に向けたお知らせ」には、
少しの気遣いや工夫が伝わり方に
大きく影響します。

日時の調整はメール前に済ませる

本人が来られない日では意味がありません。
事前にスケジュールを確認し、
案内は“決定連絡”として出しましょう。

名前は正確に

漢字・敬称の誤りは大きなNG。
変換ミスにも注意が必要です。

会費は「ご招待」と明記

主賓から会費を取ることは基本的にありません。
あらかじめ「ご招待」と書いておきましょう。

情報は簡潔にまとめる

本文は短く、
日時や場所などは箇条書きにすると読みやすいです。

 

新入社員に送る案内メールのコツ

入社したばかりの新入社員には、
少し緊張している人も多いかもしれません。

だからこそ、案内文では
あたたかさとわかりやすさが大切です。

✉ 新入社員向けメール例文

〇〇さん

毎日お仕事おつかれさまです。
職場にはもう少しずつ慣れてきましたか?

このたび、〇〇さんをお迎えしての歓迎会を
下記の通り開催いたします。

お忙しいかとは思いますが、
ぜひご出席いただけますと幸いです。

───

【日時】4月15日(火)19時〜

【場所】個室居酒屋〇〇(駅A1出口 徒歩2分)

【会費】ご招待

【幹事連絡先】山田(内線1234/チャット可)
───

会場の地図は別途添付いたします。
どうぞよろしくお願いいたします。


形式的すぎない言葉で
新入社員がリラックスして
読みやすいように心がけましょう。

 

異動してきた上司に送るときの配慮

上司への案内は、丁寧さを意識しつつも
「硬すぎない文面」もポイントです。

先に口頭で日程を伝えている場合は、
「ご案内のみとなります」と添えるのも◎。

✉ 上司宛メール例文

〇〇部長

お疲れさまです。〇〇です。
メールにて失礼いたします。

先日ご案内させていただいた通り、
下記の通り歓迎会を開催いたします。

ご多忙かと存じますが、
どうぞよろしくお願いいたします。

───

【日時】4月15日(火)19時〜

【場所】○○店(駅徒歩2分)

【会費】ご招待

【幹事連絡先】〇〇(内線1234)
───

地図や詳細は別途お送りします。
よろしくお願いいたします。

上司への文章は「簡潔+礼儀+明るさ」で、
形式ばかりにならない工夫も大切です。

案内メール作成時の注意点と最新マナー

歓迎会の案内メールを本人に送るときは、

細かなマナーや配慮
も忘れずに押さえておきましょう。

件名は短く、目立たせる

「歓迎会」や「ご案内」のワード、
開催日を件名に入れるとわかりやすいです。

情報は箇条書きがベスト

日時・場所・会費などは文章の中ではなく
見やすく箇条書きにまとめましょう。

アクセス情報を忘れずに

新入社員や異動の方は土地勘がないことも。
地図やURLを添付すると親切です。

出欠確認は基本不要

本人にはすでに日時を確認済みの前提で。
一言だけ「ご都合が悪ければご一報ください」と添えると丁寧です。

返信やお願いごとの書き方

メールを送ったあとに返信が必要な場合と、
返信不要で済む場合とがあります。

返信が不要な場合

すでに出欠の確認が済んでいれば、
メール内でその旨を伝えておくと親切です。

ご返信は不要です。
当日はよろしくお願いいたします。

一言お願いごとがある場合

「乾杯のご挨拶をお願いしたい」など、
ちょっとしたお願いごとがある場合は、
文末にさりげなく書き添えましょう。

当日、ささやかではございますが
乾杯のご挨拶をお願いできますと幸いです。

新入社員・上司以外の主賓パターン

歓迎会の主賓は必ずしも新入社員や上司とは限りません。
中途採用の社員や、別部署から異動してきた先輩など、
さまざまなケースに応じて表現を調整しましょう。

✉ 中途採用社員向けの文例

〇〇さん

このたびは当社にご入社いただき、
誠にありがとうございます。

ささやかではございますが、
〇〇さんの歓迎会を下記の通り開催いたします。

ぜひご出席いただけますと幸いです。

───

【日時】5月10日(金)18時半〜

【場所】△△ダイニング(駅近)

【会費】ご招待

【幹事連絡先】総務部・中野(内線5678)
───

どうぞよろしくお願いいたします。

よくあるQ&A

Q. 本人宛メールでNGな表現は?

よくあるのが

名前の誤記や会費の記載ミス。

また、説明が長すぎたり、
「返信ください」としつこく迫る表現も
避けるのが無難です。

Q. 本人以外と同じ案内メールを送ってもいい?

全体メールと兼ねることもありますが、

主賓宛てには「ご招待」の一言を加える

と、丁寧な印象になります。

まとめ

歓迎会の案内メールを主賓本人に送るときは、
事前のスケジュール調整や、
名前・会費の表記など

細かな気配りがとても大切
です。

その人に合わせた文面で、
歓迎の気持ちをストレートに伝えることで、
場の雰囲気もぐっと良くなります。

本記事のポイントと例文を参考にしながら、
あなたらしい温かい案内メールを
作ってみてくださいね。

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