上司の海外走行に伴う
壮行会の準備が進められています。
もし幹事を任されて壮行会の招待メールを
どう書くべきか迷っているなら、
ここで解決しましょう。
社内の同僚と当事者向けに、
壮行会の招待メールを効果的に作成する
ポイントを説明します。
本人宛の壮行会招待メール作成ガイド
壮行会の招待メールを本人に送る際の
要点と例文を解説します。
本人宛のメール作成の要点
本人に送るメールでは、
以下の三つのポイントを押さえましょう。
– 会費は免除
壮行会の主役である本人には会費が不要なため、
メールで会費に触れる必要はありません。
– 正確な名前
名前の誤記は極めて失礼なので、
フルネーム使用時には特に注意が必要です。
– 短い挨拶
壮行会の開催は既に本人と決定済みのため、
メールでは冗長な挨拶は避け、主に日時や場所、
会費不要の情報を伝えることが重要です。
本人宛の招待メール例文
壮行会の日程確定後、
本人に送るメールの例は以下の通りです。
件名：壮行会の詳細について
〇〇部長
営業第2課の山田です。
先にお伝えした壮行会の日程が確定しましたので、
詳細をご案内いたします。
– 日時：〇月〇日（◯曜日）◯時から
– 場所：レストラン〇〇
– 住所：東京都〇〇区〇〇1-2-3
– 電話：00-0000-0000
– http://・・・・・・・
– 会費 〇〇円
※会場は〇〇駅西口すぐ、
地上1階がドラッグストアのあるビルの4階です。
詳しい情報はウェブサイトで確認できます。
お忙しいところ恐れ入りますが、
ご出席いただけますと幸いです。
※質問等があれば、
幹事の山田までお知らせください。
◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇
幹事担当：営業部 山田・酒井
内線：0000
メール：・・・・・・・
社内向け壮行会の招待メールの作成
社内の同僚に壮行会を告知するメールを送る際の
ポイントとサンプルを紹介します。
社内向けメールのポイント
社内での案内メール作成時には、
次のことに注意しましょう。
件名は仕事関連のメールと混同しないよう、
明確に設定することが大切です。
件名の例を挙げます：
- 【要返信】〇〇部長の壮行会開催のご案内
- 【業務外】〇〇部長の壮行会開催のお知らせ
- 【〇月〇日】〇〇部長の壮行会開催のご連絡
メール本文には次の情報を含めると良いでしょう。
– 壮行会の目的説明
– 開催日時・場所・費用
– 詳細情報をリストで簡潔に
– 出席確認の依頼
– 返信方法と期限
– 参加を促すメッセージ
– 幹事の連絡先
壮行会の目的をはっきりと伝え、
参加者の理解を促しましょう。
開催場所や費用などの詳細は
リスト形式で簡潔に記載することで、
情報が伝わりやすくなります。
また、会場のウェブサイトへのリンクを
加えることで、さらに詳細な情報を提供できます。
社内宛の招待メール例
皆様
（※文の開始）
こんにちは。営業第三課の山田です。
〇〇部の〇〇部長が〇月〇日より
テキサス支店へ転勤されることになりました。
これを機に、部長への感謝の意を込めて
壮行会を開催することとなりました。
忙しい中恐縮ですが、
ご参加いただければ幸いです。
（※文の終了）
・日時：〇月〇日（◯曜日）◯時から
・場所：レストラン〇〇
・住所：東京都〇〇区〇〇1-2-3
・電話番号：00-0000-0000
・ウェブサイト：http://・・・・・・・
・参加費：〇〇円
※会場のレストランは、
〇〇駅西口からすぐのドラッグストアが
入っているビルの4階です。
詳細はウェブサイトをご覧になってください。
参加費は当日、会場で集めますので、
準備をお願いします。
参加できない場合は、〇月〇日（〇曜日）までに
山田までご連絡ください。
◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇
幹事担当：営業部 山田・酒井
内線：〇〇
メール：・・・・・・・
まとめ
社内向けと本人宛ての
壮行会招待メール作成のポイントと
例文をご説明しました。
海外転勤に際しては、
業務の引き継ぎや引越しにより
忙しくなることが想定されます。
そのため、主賓や他の重要な出席者の
スケジュールを早めに把握し、
準備を進めることが大切です。
幹事の仕事は単独で行うのではなく、
同僚や上司の協力を得ながら
進めることを推奨します。
