納涼会の案内を作ろうと思って、
何を書けばいいのかなと悩む方も多いかと思います。
社内のコミュニケーションを深めるチャンスである一方、
案内メールひとつで印象が変わるのも事実です。
このページでは、
納涼会の案内メールを丁寧に書くコツと、
幹事さんでもかんたんに使える文例を、
まとめています。
納涼会案内メールの基本構成
案内メールは、受け取る人がすぐに
内容を理解できる構成にすることが大切です。
例：納涼会7／28開催 出欠回答は7／15まで
✔ 宛名は部署名や全体向けを明記
例：営業部・全社員・〇〇部長など✔ 冒頭の挨拶と季節感
「梅雨が明け、暑さが本格化しております」が定番
✔ 開催目的を簡潔に一言
「暑さを乗り切り、交流を深めるために」と書くと◎
案内メール作成時のポイント
構成の他にも、読みやすさと返しやすさを意識すると、
社内での参加率もアップします。
スマホで読みやすい構成に
✔ 箇条書きや枠で概要をまとめる
日時・場所・会費などを明示✔ 出欠返信は件名を変えず返信とする
Re: のままで管理が楽になります
✔ オンライン併用ならURLやテスト接続案内を
ZoomやTeamsのURLを明確に記載
✉ 社内向け納涼会メールの例文
社内全体に向けた案内メールは、
かしこまりすぎず、でも失礼のない文面が理想です。
営業部のみなさまいつも大変お世話になっております。
総務部の〇〇です。
暑さが本格化してまいりましたが、
みなさまいかがお過ごしでしょうか？
このたび、日頃の感謝と親睦を深める場として
下記の通り納涼会を開催いたします。
ぜひご参加いただけますと幸いです。
───
【日時】7月28日（金）19時〜
【場所】〇〇ビアホール（駅徒歩3分）
【会費】3,000円
【回答締切】7月15日（月）
───
お忙しいところ恐れ入りますが、
7月15日までに本メールへ返信にて
出欠のご連絡をお願いいたします。
どうぞよろしくお願いいたします。
✉ 本人宛てに送る納涼会案内の例文
新しく配属された方や上司など、
主役に向けたメールは少し気配りが必要です。
〇〇さんお疲れさまです、〇〇です。
このたび、〇〇さんをお迎えしての
納涼会を下記の通り開催することになりました。
ささやかではございますが、
職場の雰囲気に慣れていただく
きっかけになればと思っております。
───
【日時】7月28日（金）19時〜
【場所】〇〇ビアホール
【会費】ご招待
───
ご都合が悪い場合は、
遠慮なくお知らせくださいませ。
お忙しい中とは存じますが、
どうぞよろしくお願いいたします。
✏ よくあるミスとQ&A
・名前の誤記や敬称ミス
漢字間違い、肩書きの抜けなどに注意！・会費の記載ミス
「ご招待」なのか「実費負担」か明確に。
・返信方法の説明不足
どう返信すればよいかが書かれていないと困ります。
まとめ
納涼会の案内メールは、
ちょっとした一言や気配りで
受け取る側の印象が変わります。
特に本人宛ての場合は、
参加しやすさや親しみを感じてもらえるような
やわらかい文面が◎。
今回の例文を参考に、
あなたの職場に合ったスタイルで
心のこもったご案内を作ってみてくださいね。
