夏が訪れると、
多くの企業が納涼会の計画を立て始めます。
仕事仲間と一緒に食事を楽しみながら、
暑い季節を快適に過ごしてみませんか？
納涼会の企画担当者として、
どのように社内への招待状を
作成すれば良いかをご紹介します。
納涼会の招待状の作成手順と重要ポイント
まずは、納涼会の招待状を作成する
基本的な手順とポイントについて解説します。
納涼会招待状の構成要素
社内メールで納涼会の招待状を送る際には、
以下の構成をお勧めします。
・挨拶文
・開催日時
・開催場所
・参加費
・RSVPの方法
・参加を奨励する文言
・担当者の部署・名前・連絡先
件名の工夫
件名は簡潔かつ明確にすることが大切です。
メールが迷惑メールと間違えられないように、
内容がすぐに理解できるようにしましょう。
「納涼会のご案内」など
シンプルな表現が効果的です。
回答が必要な場合は
「【要返信】」や「【回答期限：〇/〇】」を
付け加えると良いでしょう。
日時と場所の記載方法
日時と場所はリスト形式で明記し、
視覚的にも理解しやすいようにしましょう。
会場が不明瞭な場合には、最寄り駅や地図、
連絡先電話番号を併記すると親切です。
また、会場の雰囲気が伝わるよう、
可能であればウェブサイトのリンクを
記載することをお勧めします。
会費の取り扱いについて
会費を事前に徴収するか、
当日に集めるかを事前に決めておきましょう。
参加者が少ない納涼会では
当日に会費を収集する手もありますが、
多くの人が参加する場合は
事前に徴収した方が良いでしょう。
事前徴収を選択した場合、
具体的な支払い期限や方法を
案内状に記載すると、
手続きがスムーズに進みます。
出欠確認の手続き
出欠確認は、期限を設けて幹事に対して
返信してもらう方法をとりましょう。
参加者が多い場合、部署ごとに返信を
まとめてもらうのが効率的です。
返信の内容がバラバラになると
集計が難しくなるため、
事前に返信フォーマットを
設定しておくことをお勧めします。
例えば、以下のようにシンプルな選択肢で
返信を促すのが便利です。
・（ ）参加します。
・（ ）不参加です。
参加を促すメッセージ
イベントの最後には参加を促すメッセージを
入れることが大切です。
社内イベントを面倒だと感じる人もいますが、
納涼会は普段話す機会のない人と
親しくなる絶好のチャンスです。
主催者として、積極的に参加を
呼びかけることが大切です。
効果的な一言が参加を決める
きっかけとなるかもしれません。
納涼会の案内状の文例について
次に、納涼会の案内状の
具体的な文例をご紹介します。
【返信必須：7月31日まで】納涼会のお知らせ
皆様、日々のお仕事お疲れ様です。
私は営業企画部の田中と申します。
この度、毎年恒例の納涼会を
開催することになりましたので、
皆様にご案内いたします。
・日時：8月12日（金）18:30から
・場所：〇〇（会社隣のビルの４F）
・会費：3,500円
・出席（ ）
・不参加（ ）
※出欠のご連絡は7月25日（水）までに私、
伊藤までお願いいたします。
多くの方々にご参加いただければ幸いです。
よろしくお願い申し上げます。
おわりに
納涼会のご案内をさせていただきました。
暑い夏を冷たい飲み物や
美味しい料理と共にお過ごしいただき、
リフレッシュされる絶好の機会です。
夏バテが気になる方も、
楽しい時を共有することで
元気を取り戻せるかもしれません。
幹事の方々は大変かと思いますが、
社内の皆様のためにも、
準備を頑張っていただければと思います。
