送別会は、異動、転職、定年、
結婚など、様々な理由で職場を
離れることによって行われます。
状況に合わせて、送別会の案内メールの
書き方も変わることがあるでしょう。
では、どうすれば適切に書けるのでしょうか？
ここでは、送別会の案内メールの書き方と例文を紹介します。
送別会の案内メールの書き方
全員に送別会の案内メールを送る場合、
件名と本文の書き方に気をつける必要があります。
順番に説明していきます。
件名の書き方
送別会の案内メールを送るときに重要なのは、件名です。
開封しなくても、送別会の案内だと
分かるように書くことがポイントです。
送別される人の名前や、開催日、
返信が必要かどうかなどを含めると、
具体的でわかりやすくなります。
例えば、次のような件名が考えられます。
– 〇〇課長の送別会のご案内
– 【要返信】送別会のお知らせ
こうした書き方をすることで、
受信者が件名を見ただけで内容を把握できるので、親切です。
また、社内のメールだからといって、
件名に「お疲れさまです」などの
一般的な表現を使うと、通常のメールと区別がつかず、
迷惑メールと誤解される可能性もあるため、
避けることをお勧めします。
送別会の案内メールに含めるべき内容と構成
送別会の案内メールには、
以下のような内容と構成を含めるとよいでしょう。
– 日時・場所・会費：送別会の詳細
– 出欠確認：返信方法や期限
– 担当・連絡先：幹事の名前と連絡先
送別会の案内メールの例
社内で送別会の案内メールを送る際のサンプルを紹介します。
異動の場合の例
異動や転勤などのケースでの送別会の案内メールの例です。
件名
営業部 ○〇（名前）の送別会のご案内
本文
営業部の皆さんへ
（※本文の書き出しはここから）
お疲れさまです。
営業部の○〇（名前）課長が〇月〇日付で広島支店に異動することになりました。
これに伴い、○〇（名前）課長の新天地でのご活躍を願うとともに、これまでのご尽力に感謝するため、送別会を企画しました。
下記の内容で開催しますので、ぜひご参加ください。
（※ここまでが書き出し部分です）
1. 日時：〇月〇日（曜日）◯時～
2. 場所：店の名前「〇〇」
最寄駅は□□駅で、東口から徒歩3分です。詳しい場所はお店のホームページをご確認ください。
HP: http://example.com
tel:00-0000-0000
3. 会費：男性0,000円、女性0,000円
出欠のご連絡は、◯月◯日までに、
このメールへの返信でお願いします。
会費の集金は△月△日に行いますので、
あらかじめご用意ください。
◎ 出欠確認
お名前：
出席（ ）
欠席（ ）
幹事：営業部 ○〇（名前）
内線：0000
E-mail: example@example.com
退職（転職）の場合の例
次に、退職する場合の送別会の
案内メールの書き出し部分の例です。
日時、場所、会費、出欠確認の内容は
共通しているので省略します。
お疲れさまです。
経理部の○〇（名前）さんが〇月〇日付で退職することになりました。
これまでのご貢献に感謝の気持ちを込めて、○〇（名前）さんの送別会を開催いたします。
お忙しいとは思いますが、ぜひご参加いただけると嬉しいです。
定年退職の場合の案内メールの例
定年退職の送別会を案内する
メールのサンプルです。
以下、書き出し部分を示します。
総務部の○〇（名前）部長が定年を迎え、〇月〇日をもって退職されることになりました。
そこで、これまでのご功績に感謝と敬意を表し、今後の健康とご活躍を願って、送別会を開催します。皆さま、お忙しいとは思いますが、ぜひご参加いただければと思います。
結婚による退職の場合の例
次に、結婚に伴う退職の
送別会の案内メールの例です。
こちらも、書き出し部分のみ紹介します。
皆さま、お疲れさまです。
企画部の○〇（名前）さんが、
このたびご結婚されることとなり、
〇月〇日で退職されることになりました。
そこで、○〇（名前）さんの新たな門出を祝し、
末永い幸せを願って、送別会を開催します。
お忙しいとは思いますが、
ぜひご参加いただけると幸いです。
送別会の準備について
送別会の案内メールを送る際、
人数が多いと出欠確認に時間がかかることがあります。
そのため、早めに準備を始めるのが良いでしょう。
また、退職される方に贈り物を用意する場合、
会費に含めるのか、別途集めるのかも
決めておくとスムーズです。
幹事の方は、送別会当日の準備もあり、
大変かもしれませんが、素敵な送別会に
なるように頑張ってください。
